就職活動や転職活動で複数の企業から内定をもらえるのは喜ばしいことですが、そのぶん内定辞退の連絡をしなければならない場面も出てきます。そんなとき多くの人が迷うのが「内定辞退の連絡は電話とメールどっちがいいの?」という疑問です。この記事では、内定辞退の連絡方法について状況別の最適な選び方から具体的な伝え方まで、実践的なノウハウを詳しく解説していきます。

内定辞退は電話とメールどっちが正解？状況別ベストな選び方

内定辞退の連絡方法に絶対的な正解はありませんが、基本的には電話で直接伝えた上でメールでも記録を残す方法が最も丁寧で確実です。ただし状況によってはメールのみでも問題ない場合や、逆に電話が必須となる場面もあります。重要なのは相手企業との関係性や選考の進み具合、辞退のタイミングなどを総合的に判断することです。

誠意・速さ・記録性で選ぶ判断基準（内定辞退／電話／メールの違い)

内定辞退の連絡方法を選ぶ際には「誠意」「速さ」「記録性」という3つの要素を考慮する必要があります。電話は声のトーンで誠意を伝えやすく、リアルタイムでやり取りができるため速さの面で優れています。一方で電話には記録が残らないというデメリットがあります。メールは文面として記録が残り、相手の都合に関係なく送信できる利点がありますが、文字だけでは誠意が伝わりにくく、冷たい印象を与えてしまうリスクもあります。

内定辞退という重要な連絡では、企業側に採用計画の変更を強いることになるため、できるだけ誠意を持って迅速に伝えることが求められます。そのため電話で直接謝罪と感謝を伝えた上で、メールで正式な記録を残すという組み合わせが理想的なのです。ただし選考の初期段階であったり、企業側から「辞退の場合はメールで」と指定されている場合は、メールのみでも失礼にはあたりません。

具体例で見る判断基準：電話向き・メール向きのケース一覧

電話での連絡が適しているケースとしては、最終面接を通過して内定承諾書を受け取った後や入社日が近づいている段階での辞退が挙げられます。また採用担当者と何度も面談を重ねて関係性ができている場合や、企業側が採用にかなりの時間とコストをかけてくれたことが明らかな場合も、電話で直接お詫びと感謝を伝えるべきでしょう。特に内定承諾後の辞退は企業に大きな影響を与えるため、電話連絡は必須と考えてください。

一方でメールのみでも問題ないケースは、一次面接や二次面接の段階で辞退する場合や、まだ内定通知を受け取って間もない時期で承諾書を提出していない状況です。また企業側から「選考辞退や内定辞退の際はメールでご連絡ください」と明示されている場合は、その指示に従ってメールで連絡すれば大丈夫です。さらに採用担当者との接点が少なく、主にメールでやり取りしてきた企業であれば、メールでの辞退連絡も自然な流れと言えます。

電話が怖い・電話したくないときの代替手段と注意点

「電話で断るのが怖い」「電話したくない」という気持ちは多くの人が抱えています。特に就活生や転職活動中の方にとって、お世話になった企業に断りの電話をするのは大きなストレスです。そんなときの代替手段として、まずメールで内定辞退の意向を伝えた上で「お電話でもお詫び申し上げたいのですが、ご都合のよろしい時間帯をお教えいただけますでしょうか」と添えておく方法があります。こうすることで相手のペースに合わせつつ、電話でのフォローもできます。

またどうしても電話が難しい場合は、メールで丁寧に事情を説明し、誠意が伝わる文面を心がけることで対応できます。ただしこの場合も、内定承諾後や入社直前の辞退など重大なケースでは、やはり電話連絡が最低限のマナーとして求められることを理解しておきましょう。転職エージェント経由での応募であれば、エージェントの担当者に相談して代理で連絡してもらうことも可能です。

企業側の視点を理解する：採用担当者・人事が期待する連絡方法

内定辞退の連絡方法を考える上で、企業側の立場や事情を理解しておくことは非常に重要です。採用担当者や人事部門は日々多くの候補者とやり取りをしながら、限られた時間と予算の中で最適な人材を確保しようと努力しています。内定辞退の連絡一つとっても、その伝え方次第で企業側の印象は大きく変わりますし、今後のキャリアで思わぬ形で再会する可能性もゼロではありません。

採用担当者の立場から見た印象と対応時間（営業時間・不在時の扱い）

採用担当者の視点で考えると、内定辞退の連絡で最も重視されるのは「誠実さ」と「迅速さ」です。辞退すること自体は候補者の権利ですから、それによって印象が極端に悪くなることはありません。しかし連絡が遅れたり、曖昧な返答を繰り返したり、連絡なしで放置したりすると企業側の採用スケジュールに支障をきたすだけでなく、担当者個人としても困惑してしまいます。

電話で連絡する場合は、企業の営業時間内、特に始業直後や昼休み、終業間際を避けた午前10時から11時半、または午後2時から4時頃が理想的です。担当者が不在の場合は伝言を残すか、改めてかけ直す旨を伝えましょう。メールであれば時間を気にせず送信できますが、返信を期待する場合はやはり営業時間内に送るのがマナーです。担当者が対応しやすい時間帯を考慮することで、相手への配慮が伝わります。

内定承諾の可能性や企業側のスケジュールへの影響（選考・採用管理）

企業側にとって内定辞退は、単に一人の候補者が抜けるという以上の影響があります。特に内定承諾後の辞退は、企業が他の候補者への内定を見送っていたり、すでに配属先や研修計画を組んでいたりする可能性が高いため、大きな損失となります。また中小企業では採用人数が限られているため、一人の辞退でも事業計画に影響が出ることもあるのです。

そのため内定辞退を決めたら、できるだけ早く連絡することが企業への最大の配慮になります。企業側は代替の候補者を探したり、再度採用活動を始めたりする必要があるため、早ければ早いほど対応の選択肢が広がります。迷っている段階でも正直に「現在検討中で◯日までにお返事させていただきます」と期限を明確に伝えることで、企業側も次の手を打ちやすくなります。

担当者ごと・業界ごとの慣習の違い（大手／中小／業界別の実務）

企業規模や業界によっても、内定辞退の連絡に対する期待値は異なります。大手企業では採用人数が多く、システム化された採用管理を行っているため、メールでの正式な連絡を重視する傾向があります。人事部門も組織化されていて、個々の担当者との人間関係よりも、記録として残る形式的な手続きが求められることが多いです。

一方で中小企業やベンチャー企業では、社長や役員が直接面接に関わっていたり、採用担当者との距離が近かったりするため、電話での直接的なコミュニケーションが好まれる傾向があります。特に少人数採用の企業では、一人ひとりの候補者に対して経営陣が時間をかけているため、電話での丁寧なお詫びが印象に残ります。また業界によっても違いがあり、金融や公的機関などでは正式な文書としてメールが重視され、IT業界やクリエイティブ業界ではコミュニケーションツールの使い分けに柔軟な企業も見られます。

電話で内定辞退する方法：準備・台本・マナー（電話したくない／怖い人向け対策）

電話での内定辞退は緊張するものですが、しっかりと準備をしておけば思ったよりスムーズに進みます。大切なのは要点を整理し、簡潔に伝えることです。長々と言い訳をするよりも、結論を先に述べて誠意を持って謝罪する方が、相手にも好印象を与えます。

電話前のチェックリスト：誰に・いつ・何を伝えるか（担当者・時間・結論）

電話をかける前に確認しておくべきポイントがいくつかあります。まず連絡先は採用担当者の直通電話か、代表番号から人事部につないでもらうかを確認しましょう。担当者の名前とフルネームを正確に把握しておくことも重要です。電話をかけるタイミングは先述の通り、営業時間内の午前中から午後早めの時間帯が適しています。月曜日の午前中や金曜日の夕方は避けた方が無難です。

伝える内容は「内定を辞退させていただきたい」という結論、辞退の理由を簡潔に一言、そして選考にかけていただいた時間と労力への感謝とお詫びの3点です。理由については詳しく説明する必要はなく「慎重に検討した結果」や「他社とのご縁を感じ」といった表現で十分です。また手元にメモを用意しておき、伝えるべきポイントを箇条書きにしておくと緊張していても順序立てて話せます。

電話での伝え方テンプレ（冒頭→結論→理由→お礼）と例文

電話での伝え方の基本的な流れは、冒頭の挨拶、本題への導入、結論の提示、簡潔な理由、感謝とお詫びという順序です。具体的には次のような流れになります。

まず「お世話になっております。先日内定をいただきました山田太郎と申します。採用担当の佐藤様はいらっしゃいますでしょうか」と名乗り、担当者につないでもらいます。担当者が電話口に出たら「お忙しいところ恐れ入ります。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、今回の内定について辞退させていただきたくご連絡いたしました」と結論を先に述べます。

相手から理由を聞かれたら「慎重に検討させていただいた結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらで働かせていただくことを決断いたしました」などと簡潔に答えます。最後に「貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。本当にありがとうございました」と締めくくります。電話は長引かせず、3分から5分程度で完結させるのが理想的です。

電話でよくあるトラブルと対処法（繋がらない・担当不在・折り返しがない）

電話で内定辞退を伝えようとしても、担当者につながらないことはよくあります。担当者が会議中や外出中の場合は、受付や他の担当者に「内定辞退の件でご連絡したい」と伝言を残すか、「改めて何時頃にお電話すればよろしいでしょうか」と確認しましょう。ただし伝言だけで済ませるのではなく、必ず直接話ができるまで何度かトライすることが大切です。

何度かけても繋がらない場合や、折り返しの連絡が来ない場合は、メールで「お電話で内定辞退のご連絡を差し上げたくお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので取り急ぎメールにてご連絡いたします」と前置きした上で、辞退の意向を正式に伝えましょう。その上で「改めてお電話でもお詫び申し上げたいと存じます」と付け加えれば、誠意は十分に伝わります。大切なのは連絡が取れないことを理由に放置せず、何らかの形で確実に辞退の意思を伝えることです。

メールで内定辞退する方法：内定辞退メール例文・件名・失礼にならない書き方

メールでの内定辞退は、文面に誠意と感謝を込めることが何より大切です。簡潔でありながらも丁寧な表現を心がけ、相手に失礼のない内容にまとめましょう。メールは記録として残るため、後から見返しても恥ずかしくない文面を作成することが重要です。

件名・宛先・送信タイミングのポイント（営業時間・返信期待の扱い）

メールの件名は一目で用件がわかるように「内定辞退のご連絡（氏名）」とシンプルに書きましょう。宛先は採用担当者の個人アドレスがわかっていればそちらに送り、わからない場合は採用窓口のメールアドレスで構いません。CCやBCCは基本的に使用しませんが、転職エージェント経由の場合はエージェント担当者をCCに入れることもあります。

送信タイミングは営業時間内が基本ですが、メールの場合は夜間や休日に送っても特に問題はありません。ただし返信を期待する場合は、相手が対応しやすい平日の日中に送る方が良いでしょう。また内定辞退を決意したらできるだけ早く送信することが大切です。「明日送ろう」と先延ばしにすると、企業側の採用活動に支障が出る可能性があります。

本文テンプレ集：現職に残る・他社承諾・一身上の都合それぞれの例文

メールの本文は状況に応じて使い分けることができます。他社への入社を決めた場合は「慎重に検討を重ねた結果、別の企業とのご縁を感じ、そちらでキャリアを積むことを決意いたしました」という表現が適切です。転職活動中に現職に残ることを決めた場合は「改めて現在の職場での役割を見つめ直し、もう少し現職で経験を積むべきとの結論に至りました」と伝えます。

個人的な事情で辞退する場合は「一身上の都合により」という表現を使い、詳しい理由を述べる必要はありません。いずれの場合も「貴社で働く機会をいただきながらこのような結果となり、誠に申し訳ございません」というお詫びと、「選考過程で多くのことを学ばせていただき、感謝しております」という感謝の言葉を必ず入れましょう。文末は「末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」と結ぶのが一般的です。

メールのみで辞退する場合の注意点（内定辞退メールのみだと失礼になるケース）

メールのみで内定辞退を伝える場合、特に注意が必要なケースがあります。内定承諾書を提出した後の辞退や入社日が近づいている段階での辞退は、メールだけでは誠意が不足していると受け取られる可能性が高いです。このような重大な局面では、必ず電話で直接お詫びをした上で、メールで正式な記録を残すという手順を踏むべきです。

また採用担当者と何度も面談を重ねて信頼関係ができている場合や社長や役員が直接面接をしてくれた場合なども、メールだけでは冷たい印象を与えてしまいます。逆に一次面接の段階での辞退や、企業側から「辞退の場合はメールで」と指定されている場合は、メールのみでも問題ありません。状況に応じて柔軟に判断することが大切です。

電話とメールの組み合わせテクニック：電話後のフォローや誤解回避の最良手順

電話とメールを組み合わせることで、誠意と記録性の両方を確保できます。この方法は最も丁寧で確実な内定辞退の伝え方として、多くのビジネスシーンで推奨されています。

電話で伝えた後に送る確認メールの文例（経由で記録を残す方法）

電話で内定辞退を伝えた後は、その日のうちにフォローアップのメールを送りましょう。件名は「内定辞退のご連絡とお礼（先ほどお電話いたしました）」とし、本文の冒頭で「先ほどはお電話にてお話しさせていただき、ありがとうございました」と書き始めます。その後「改めてメールにてご連絡申し上げます」と続け、電話で伝えた内定辞退の意向を簡潔に文章化します。

この確認メールの目的は、電話での会話内容を正式な記録として残すことと、改めて感謝とお詫びの気持ちを伝えることです。文面は電話で話した内容と一致させ、新たな情報を加える必要はありません。最後に「お忙しい中、選考にお時間を割いていただき、誠にありがとうございました。貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます」と締めくくれば、丁寧で完結したコミュニケーションとなります。

先にメールして電話でフォローするケースの使い分けとメリット

電話が苦手な方や、担当者の不在が続いて電話がつながりにくい場合は、先にメールで内定辞退の意向を伝えてから電話でフォローする方法も有効です。メールには「本来であればお電話でお伝えすべきところ、取り急ぎメールにてご連絡させていただきます。改めてお電話でもお詫び申し上げたく存じますので、ご都合のよろしい時間帯をお教えいただけますと幸いです」と添えておきます。

この方法のメリットは、相手が事前にメールで内容を把握できるため、電話での会話がスムーズに進むことです。また電話のタイミングを相手の都合に合わせられるため、より丁寧な印象を与えます。ただしメールを送った後は必ず電話でもフォローすることが前提ですので、「メールを送ったから終わり」と考えないよう注意してください。

エージェント経由で辞退する方法と企業・自分への影響（支援の活用）

転職エージェントを利用している場合、エージェントの担当者を通じて内定辞退の連絡をすることも可能です。これは電話が苦手な方や、企業との直接のやり取りに不安がある方にとって有効な選択肢です。エージェント担当者に辞退の意向と理由を伝えれば、プロフェッショナルな形で企業に連絡してくれます。

ただしエージェント経由での辞退には注意点もあります。特に最終面接を通過した後や企業の経営陣と直接面談した場合などは、候補者本人からも一言お詫びの連絡を入れる方が印象が良いでしょう。エージェントに任せきりにするのではなく、エージェント経由での連絡に加えて、自分からも簡単なお礼のメールを送るといった配慮があると、今後のキャリアにもプラスになります。

伝え方のマナーとNG表現：失礼にならないためのチェックリスト

内定辞退の連絡では、言葉選びが非常に重要です。誠実さを伝えつつ、相手を不快にさせない表現を心がける必要があります。ここでは使うべきフレーズと避けるべき表現を整理していきます。

誠実で簡潔に伝えるフレーズ集（詫び・お礼・結論の言い回し）

内定辞退を伝える際に使いやすいフレーズをいくつか紹介します。結論を述べる際は「大変申し上げにくいのですが」「誠に恐縮ながら」といった前置きの後に「内定を辞退させていただきたく存じます」と明確に伝えます。お詫びの表現としては「ご期待に添えず誠に申し訳ございません」「貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず」などが適切です。

感謝を伝える際は「選考の機会をいただき、心より感謝申し上げます」「面接を通じて多くのことを学ばせていただきました」といった具体性のある表現が好ましいです。理由を述べる場合は「慎重に検討した結果」「様々な要素を総合的に判断し」など、深く考えた上での決断であることを示す言葉を使いましょう。これらのフレーズを組み合わせることで、誠実で丁寧な印象を与えられます。

避けるべき表現とNG例（曖昧な理由・放置・感情的な言葉）

内定辞退の連絡で避けるべき表現もいくつかあります。まず「まだ決めかねているのですが」「もう少し考えたいのですが」といった曖昧な表現は、企業側を混乱させるだけです。辞退すると決めたなら明確に伝えましょう。また「御社の待遇が他社より劣っていたので」「面接での対応に不満があったので」といった批判的な理由は絶対に避けるべきです。

「やっぱり」「なんとなく」といった軽い印象を与える言葉や、「どうせ」「別に」などの投げやりな表現も不適切です。また理由を詳しく説明しすぎるのも逆効果で、長々と言い訳をしているように受け取られる可能性があります。さらに最も避けるべきなのは、連絡をせずに放置することです。これは社会人としてのマナー違反であり、今後のキャリアに悪影響を及ぼす可能性もあります。

法的リスクや損害賠償の可能性は現実的か？注意すべきケース

内定辞退によって法的なトラブルに発展するケースは極めて稀ですが、完全にゼロではありません。基本的に内定は労働契約の一種と見なされるため、理論上は一方的な辞退が債務不履行と判断される可能性があります。しかし実際には、入社前の辞退で損害賠償を請求されることはほとんどありません。

ただし内定承諾書に署名した後、特に入社日直前での辞退や企業が引っ越し費用などを負担した後の辞退は、企業に実質的な損害を与える可能性があります。また研修を受けた後や業務に関する機密情報を受け取った後の辞退は、より慎重な対応が求められます。こうした特殊なケースでは、できるだけ早く正直に状況を説明し、場合によっては法的なアドバイスを受けることも検討しましょう。

よくある質問（FAQ）：よくある疑問と問題の対処法

内定辞退に関してよく寄せられる質問に答えていきます。多くの人が同じような疑問や不安を抱えていますので、参考にしてください。

Q：電話するべき？メールだけでいい？（電話したくない人の選択肢）

この質問への答えは状況によって変わりますが、基本的な考え方として、選考が進んでいればいるほど、また企業との関係が深ければ深いほど、電話での連絡が望ましいと言えます。特に内定承諾後や入社日が近い段階では、電話は必須です。一方で、一次面接後の辞退や企業から「辞退はメールで」と指示されている場合は、メールのみでも問題ありません。

電話が苦手な方は、まずメールで状況を伝えた上で「お電話でもお詫びしたいのですが、ご都合のよい時間を教えていただけますか」と書き添える方法や、転職エージェントを活用する方法もあります。ただし電話を完全に避けるのではなく、できる範囲で直接の謝罪を心がけることが、社会人としての成長にもつながります。

Q：回答期限・延長のお願いはどう伝える？（期限・承諾書・保留）

内定の返答期限が迫っているのにまだ決断できない場合、正直に延長をお願いすることは可能です。連絡の際は「大変恐縮ですが、慎重に検討したく、◯月◯日まで返答を待っていただくことは可能でしょうか」と具体的な日付を提示しましょう。ただし延長をお願いできる期間には限度があり、通常は1週間から2週間程度が限界です。

延長をお願いする際は、その理由を簡潔に説明することも大切です。「他社の選考結果を待っている」と正直に伝えても構いませんし、「家族と相談したい」「現職の退職手続きについて確認したい」といった理由も受け入れられやすいでしょう。ただし延長をお願いした以上、その期限内には必ず返答することが前提です。再度延長を依頼するのは、企業側の信頼を損なう可能性があります。

Q：採用担当から折り返しがない／不在の場合の対応（再度連絡のタイミング）

電話をかけても担当者が不在で、折り返しの連絡も来ない場合は、まず1日から2日待ってから再度電話をかけてみましょう。受付や他の担当者に「◯日にご連絡したのですが、折り返しをいただけなかったので再度お電話しました」と伝えれば、失礼にはあたりません。それでも連絡がつかない場合は、メールで「お電話でご連絡したくお電話いたしましたが、ご不在とのことでしたので、メールにてご連絡させていただきます」と前置きした上で、内定辞退の意向を正式に伝えましょう。

大切なのは、連絡がつかないことを理由に放置しないことです。何らかの形で必ず辞退の意思を伝える努力をしましょう。またメールを送った後も、数日経ってから「先日メールでご連絡しました件について、ご確認いただけましたでしょうか」と電話で確認することも有効です。

体験談・ケーススタディ：現職に残る決断や転職者の実例と学び

実際の体験談として、転職活動中に複数の内定をもらったAさんのケースを紹介します。Aさんは最終的に現職に残ることを決断し、内定をいただいていた2社に辞退の連絡をしました。1社には電話で正直に「現職での新しいプロジェクトに関わる機会をいただき、もう少しここで経験を積みたいと考えました」と伝えたところ、担当者から「また機会があればぜひ」と温かい言葉をいただいたそうです。

もう1社にはメールのみで辞退を伝えましたが、後日「できれば電話でも一言いただきたかった」という返信があり、改めて電話でお詫びをしたとのことです。この経験から学べるのは、企業との関係性や選考の段階に応じて、適切な連絡方法を選ぶことの大切さです。また誠実に対応すれば、辞退した企業とも良好な関係を保てる可能性があることも示しています。

まとめとチェックリスト：失礼にならない最短ステップと保存版テンプレ

ここまでの内容を踏まえて、内定辞退の連絡をスムーズに進めるための実践的なチェックリストとテンプレートをまとめます。これらを参考にすれば、失礼のない形で内定辞退を伝えることができます。

当日〜1週間での行動リスト（電話orメールの手順と優先順位）

内定辞退を決めた当日にすべきことは、まず連絡方法を決定することです。内定承諾後や入社直前なら電話が必須、それ以外なら状況に応じて電話とメールを組み合わせるか、メールのみで対応するか判断しましょう。連絡先と担当者名を確認し、伝える内容をメモにまとめておきます。

翌日までには実際に連絡を入れます。電話の場合は営業時間内に複数回トライし、メールの場合は夜間でも送信して構いません。電話で伝えた場合は、その日のうちに確認のメールを送ります。3日以内には相手からの返信や反応を確認し、必要に応じてフォローアップの連絡をします。1週間以内には一連の手続きを完了させ、書類の返送などが必要な場合は速やかに対応しましょう。

保存版：短文コピペ用テンプレ（電話台本・内定辞退メール例文集）

電話での基本台本は次のようになります。「お世話になっております。先日内定をいただきました〇〇と申します。採用担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。お忙しいところ恐れ入ります。先日は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、慎重に検討した結果、今回の内定を辞退させていただきたくご連絡いたしました。貴重なお時間を割いて選考していただいたにもかかわらず、このような結果となり誠に申し訳ございません。本当にありがとうございました」

メールのテンプレートは、件名を「内定辞退のご連絡（氏名）」とし、本文は「株式会社〇〇 人事部 △△様、お世話になっております。先日内定のご連絡をいただきました〇〇です。このたびは内定をいただき、誠にありがとうございました。慎重に検討を重ねました結果、誠に恐縮ながら内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます。選考にあたり貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このような結果となりましたこと、深くお詫び申し上げます。末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます」という形になります。

最終確認チェック：相手・経由・誠意・記録を確保するポイント

連絡を入れる前の最終確認として、相手が正しいか確認しましょう。採用担当者の名前と連絡先が間違っていないかチェックします。経由についても、直接連絡すべきか、エージェント経由で良いか、メールと電話の両方を使うべきか確認します。誠意を示すために、お詫びと感謝の言葉を忘れずに入れ、曖昧な表現や批判的な内容を避けることを意識しましょう。

最後に記録の確保です。電話で伝えた場合は必ずメールでも連絡し、メールのコピーを保存しておきます。相手からの返信も保存しておくことで、後々のトラブルを防げます。これらのポイントを押さえることで、内定辞退という難しい局面でも、プロフェッショナルで誠実な対応ができるはずです。内定辞退は決して悪いことではなく、自分のキャリアを真剣に考えた結果です。適切な方法で誠実に伝えることで、企業との関係も良好に保つことができます。