テレワークに関する特設案内ページ
むげんのわグループでもテレワークが行える環境整備を行っております。その中で、よくある質問や、ITツール利用に関する手順を実際に録画した”動画マニュアル”や、ITツールのダウンロードリンクを設置する為のページを作りました。各自、このページをブックマーク保存して、コロナショックの更なる状況悪化に備えてください。
先にお伝えしておくと、
- 紙で保管してある書類の参照が必要な業務
- ハンコを押さないといけない業務
- 郵便の手配
これらは、テレワークで行うことが出来ません。事務所にいる内勤社員に頼む必要があります。逆にいえば、これら以外のすべての業務はテレワークで行うことが出来ます。
遠隔操作に必要なログイン情報はIT事業部まで、お問い合わせください。
現在準備中のページ
- 事務員向けのページ
- 同じ業務課題の解決策を共有する掲示板
よくある質問
別ページに、”Q＆A”ページを作りました。閲覧の際は、クリックしてください。
同じ課題に対しての他社員の解決策が見られるように、掲示板にしました。誰でも課題の作成と、回答が出来るので、皆に聞いてみたい業務や、それについての回答を行い、内勤社員全員で一つの業務システムを作り上げていきましょう。
営業マン、事務員、それぞれに向けたページはこちら。
- 営業マン向け
- 事務員向け
在宅中の営業活動の管理監督が出来ない。
動画マニュアル
今後、皆さんにお渡しするデジタル化ツールなどの使い方を、動画マニュアルとして作成しました。文章による操作説明ではなく、実際に操作している様子を録画しました。
YouTube動画へのリンクとなっておりますので、クリックしてください。
※URLを知っている人用の、非公開動画です。
- パソコンにグーグルクロームをインストールする方法
- 遠隔操作を受けるための、事務所PCの設定方法
- 自宅PCから、事務所PCにアクセスする方法
- 受信FAXフォルダを共有フォルダに設置する方法
- 問合せ記録フォームの使い方
- 掲示板の使い方
- ネットプリントの使い方
- 遠隔操作でFAXを送信する方法
テレワークツールサンプル
ここに貼るリンクは、営業マンがいつでもどこでも情報を提出し、事務員がいつでもどこでも提出された情報を確認するためのツールです。
サンプルを参考にして、各社で「こんなものが欲しい。うちもこれが欲しい。」という要望を出してください。
各社用にカスタマイズを行ったとしても、作成はすぐにできますので、気軽にご連絡ください。
（サンプルは、取り急ぎHI石川で使っている物を、そのまま載せました。サンプル用のツールを作り終えたら、HI石川のものと入れ替えておきます）
上記のようなフォームに営業マンが出先で入力を行うと、下記の管理用ページに提出した情報が自動的に溜まっていきます。
事務員は、このページを管理すれば情報の一元管理に近い状態で業務に反映させることが出来ます。
次は、画像として証明が必要になる情報を、出先から提出するためのフォームです。
営業マンが、このフォームで情報の送信を行うと、所属事業所にメールとなって届きます。
清算の為のレシートの画像や、社員登録の際の確認となる身分証の画像が、メールの添付ファイルとなり保存されてくわけです。過去の情報を探す際は、メールの受信フォルダ内で検索を行ってください。
レシートや入社書類と、原本の処理が必要な書類は、事務所に持っていく必要があります。在宅で、取り急ぎ事務処理を行うための、情報提出の為のツールです。
デジタル化ツールのダウンロード
主に、エクセルファイルとなりますが、関数やプログラムを組み込んだ業務効率化ファイルを配布します。
作成したデジタル化ツール
- FAX送付状､請求書､請求明細を一つのPDFファイル化する為の、エクセルファイル。（PC操作でFAXを送るときに活用）
- 時間計算用の、エクセルファイル。（タイムカードに書き込みではなく、エクセルに打ち込みなおすことで自動計算されます。）