在宅Q＆A
事務員向けQ＆A
Q.そもそも家でどうやって作業をするのですか？
A.リモートコントロールというサービスを使います。
本人のみぞ知るパスワードを設定することで、スマホ・ipad・自宅PCから、会社のPCを遠隔操作することが出来ます。その設定は、IT事業部でグループ内の全PCは終わらせてあります。遠隔操作を行う、初回時のみ、IT事業部までご連絡ください。
Q.さすがにFAXの送受信は家で出来ませんよね？
A.可能です。
送信に関しては、事務所のPCから送りたいファイルを、そのままPC操作でFAXする機能があります。受信に関しては、送られてきたFAXを自動で共有フォルダにPDF保存していく機能があります。
Q.請求業務はどうすればいいですか？
A.リモートを応用しましょう。
請求業務の課題は、”ハンコの押印”と”タイムカード手計算のデジタル化”です。仮請求のFAXに関しては、角印の押印はしなくてもよいでしょう。押印は、原本のみで大丈夫です。実は角印自体に効力は無く、角印があるか無いかでその書類に効力の違いはありません。”見た目の問題”と”入社時にどう習ったか”です。原本の郵送時のみ、丸印（実印）角印を押しましょう。
手計算については、「印刷をした用紙に書き込みながら計算する」という作業が、自宅のプリンター環境で左右されてしまいます。誰でも出来る化するには、印刷する工程を省いて、表計算ソフトに打刻時間を打ち込み直す必要があります。そして、どうせ打ち込み直すなら、打ち込んだ時点で自動計算されていることがベストです。お配りしている関数ファイルを活用してみてください。
Q.郵送はどうすればいいですか？
A.誰かが手配をする必要があります。
郵送業務に関して、人の手を介さず完了させることは出来ません。（それを解決したものが”Eメール”です。）いつも通り、郵送する書類は、誰かが切手を貼ったり、投函したりと、郵送の手続きが必要です。あらゆる視点で鑑みると、誰かが代表し、事務所で作業するのが現実的だと思います。
Q.清算はどうすればいいですか？
A.スタッフの前借と一緒に処理しましょう。
リモートでネットバンク作業も可能です。そのうえで、清算業務を合理化するなら、現金手渡しではなく銀行振込に変更して”スタッフの前借処理と一緒に行う”ことになります。当然その際は、レシート提出の期限を変えないといけません。変えてください。内勤社員の口座に直接振り込みとなると、振込手数料が発生します。少ない金額は、翌週にまとめるなどを行い振り込み回数を減らすことも意識しましょう。しかし、普段は毎週行っていたことです。清算の申請があれば、快く手続きをしてあげてください。
ワンタイムパスワードの機械を持ち帰る必要が出てきます。セキュリティーや責任の面で心配な場合は、出社するしかありません。
Q.その他、現金の管理はどうすればいいですか？
A.出社が必要となるケースもあります。
清算に関しては、上に書いた方法で解決できます。その他、現金管理が必要になることは、”支払い関係”くらいだと思います。請求書や支払い用紙を見て、「振込先が書いてないか？振り込みによる支払いに変更できないか？」をまずは、考えてみましょう。その上で現金管理が必要な場合は、「どの日に出社をすれば、一番合理的か？」を考えて現金管理にあたってください。
Q.保険の加入や喪失の手続きは？
A.事務所にいる社員に依頼が必要です。
タイムカードなどの、紙媒体で保管してある記録を参照して、書類を作成する必要がある為、その書類を保管してある事務所での作業が必要です。当番の誰かに依頼をするか、確認のために出社をしてください。
Q.個人情報や機密事項の漏洩の危険性は？
A.”ほぼ”ありません。
というのは、アクセス先となる事務所PCで設定したパスワードを知る者しか、遠隔操作が出来ないからです。漏洩してしまうケースとしては、第三者が”あなたの自宅PC”を使って、あなたが事務所PCで設定した”あなたのみぞ知るパスワード”を不正に入手して、事務所PCにアクセスした場合に限ります。しかし、すべての遠隔操作状況は、IT事業部で管理しております。パスワードまでは管理しておりませんが、”不審なアクセスや不審な利用状況”は、IT事業部の判断により遠隔操作権限を切ります。
Q.PCやネット環境が自宅にありません。
A.しっかりと申し出てください。
企業として国からの自粛要請に対応する動きをとっております。自宅に、テレワーク環境が無い社員は、気兼ねなく申し出てください。事業所の大半の社員が自宅用PCを持っていない場合は、もう一つのテレワーク方法を導入します。IT事業部までご連絡ください。
Q.印刷物が手元に必要な業務もあるんですが？
A.作業内容を、根本から見直す良い機会です。
同じ作業をペーパーレスで行う企業は、多々あります。その違いは、単純で、「どのように習ったか？？」ただこれだけです。業務の慣れです。今までの業務が”当然の在り方”と考えるのではなく、これを機に、新しい仕事のやり方を考えてみましょう。そのうえで、”印刷物”に対する助言は、「大量印刷は事務所にて。数枚なら”ネットプリント”にて」です。自宅にプリンターがあるのであれば、コピー用紙代とインク代は清算しましょう。
Q.営業からの書類提出が無いと進まない業務があるのですが。
A.営業がスマホで入力した情報が自動で溜まるツールを作ります。
テレワークツールサンプルを参考にしてください。既にツールとして作成済みです。あとは、各ケースに応じてカスタマイズや応用した使い方をするだけです。(HI石川で既に導入しているので、順次配布いたします。）
Q.事務所での来客対応は？
A.玄関に案内板を貼りだしましょう。
飛び込みで来られる登録者向け。荷物を持ってくる配送業者向け。あらかじめ、来客者を想定してメッセージを作っておけばよいです。「コロナ対策してます。ここに連絡してください。」という内容のメッセージを作り、案内板のメッセージで来客者に行動の支持をしてあげましょう。
営業マン向けQ＆A
Q.見学や入社や登録対応はどうしますか？
A.それらはテレワーク化が出来ません。
2者以上が関係して、成り立つ対面業務は、テレワーク化することは出来ません。出来る限りの感染防止対策を行って、日々の業務にあたってください。ただし、派遣先とスタッフの協力が得られる場合は別です。見学コースを動画化したり、ITツールで面接を行ったりと、手段はいくらでもあります。WEB登録が一つの例です。
Q.新規開拓の営業はどうすればいいですか？
A.テレアポか手紙、この2択です。
当然、飛び込み訪問による営業活動以外となると、テレアポか手紙（ハガキだと弱い）による営業が現実的です。その際のツールは作成済みですので、順次配布します。実際に、アポ獲得となり、商談に進んだ場合、打合せ方法については先方と相談してください。ビデオ通話の環境は、IT事業部の方で整えてありますので、先方にビデオ通話を希望されたとしても対応可能です。
備考
「事務所に行って作業した方が早い！」こう思う瞬間がテレワーク中に何度もあると思います。頑張って我慢してください。「今自分が出来る事や、使えるツールを頭の中で組み立てて、どうすれば解決できるか？」と言う事をまず考えるようにしてください。それは、アイデア(業務改善提案)が生まれる良い環境です。都度、IT事業部に連絡を頂いても大丈夫です。どうしても出社が必要なケースはそれでも発生します。しかし、アフターコロナとなった時の世の中のIT化を考えると、企業として業務システムそのものを変え、変化･進歩していく競合に後れを取るわけにはいきません。そのための、ご協力をお願いします。